Henkilötietolain (523/99) 10§: n mukaiset rekisteriselosteet Parasta Lapsille ry:ssä
Rekisterien pitäjä
Parasta Lapsille ry
(Y-tunnus: 0201826-3)
Vilppulantie 2, 00700 Helsinki
Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa:
Sari Nikula
050 469 0419
[email protected]
Parasta Lapsille ry:n asiakasrekisteri: lasten ja perheiden toiminta
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on valita osallistujat lasten- ja perheiden toimintaan rahoittajan (STEA) avustuspäätöksessä antamien ohjeiden mukaisesti. Valinnat tulee tehdä terveydellisten, taloudellisten ja sosiaalisten kriteerien perusteella. Tämän lisäksi järjestetyn toiminnan sujumisen kannalta ja toiminnasta vastaavan johtajan työn kannalta, on tärkeää saada ennakkotietoja aikuisten ja lasten elämäntilanteesta. STEA edellyttää, että hakemuksia säilytetään kuusi vuotta. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan.
Rekisterin tietosisältö
Tiedot kerätään hakulomakkeella, jonka täyttäjä jättää järjestelmään sähköisesti, suojatun yhteyden kautta. Hakulomakkeessa kysytään etu- ja sukunimi, lasten toiminnassa henkilötunnus ja perhetoiminnassa perheenjäsenten syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, äidinkieli, käytettävissä olevat nettotulot sekä taloudelliset, sosiaaliset ja terveydelliset perusteet toiminnan tarpeellisuudelle. Hakemuksessa kysytään myös suoramarkkinointilupa.
Osallistujatiedot toimintaa varten
Toiminnan aikana toiminnasta vastaavan johtajan käytössä on osallistujalista ja leirihakemukset. Tiedot ovat sähköisessä kansiossa, joka poistetaan toiminnan päätyttyä.
Leirihakemuksessa ilmoitetut erikoisruokavaliot ovat leirikeskuksen keittiöhenkilökunnan käytössä leirin ajan.
Leirihakemukset ovat toiminnasta vastaavan koordinaattorin ja järjestön taloushallinnon käytössä leiriläisten valintaa ja leirilaskutusta varten.
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisteriin tallentuvat tiedot saadaan hakemuslomakkeen täyttäjältä. Lasten Näe hyvä mussa -toimintaa varten tietoja saadaan myös lasta toimintaan suosittelevalta taholta.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille kolmansille osapuolille.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot itseään ja saada niistä kopiot. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Rekisteriä käyttää ainoastaan Parasta Lapsille ry:n toimiston henkilökunta, jonka edustajilla on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
Parasta Lapsille ry:n kummirekisteri (suostumukseen perustuva rekisteri)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on järjestön Mapuche kummien yhteystietojen säilyttäminen ja käyttäminen.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään henkilön nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot on saatu henkilön suostumuksella.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta Parasta Lapsille ry:n ulkopuolelle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot itseään ja saada niistä kopiot. Rekisteriä käyttää ainoastaan Parasta Lapsille ry:n toimiston henkilökunta. Organisaatioon kuuluvilla henkilöillä on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
Parasta Lapsille ry:n markkinointiviestintärekisteri (suostumukseen perustuva rekisteri)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on järjestön markkinointiviestinnän yhteystietojen säilyttäminen ja käyttäminen lasten, nuorten ja perheiden viikonloppu- ja leiritoiminnan sekä vapaaehtoistoiminnan markkinoinnissa.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään henkilön nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite. Yhteystiedot ovat työ- tai opiskelupaikan tietoja.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot on saatu henkilön suostumuksella. Henkilötietoja voidaan päivittää Internetistä saatavilla tiedoilla. Tietojen päivittäminen kerrotaan markkinointiviestien osoitelähteessä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta Parasta Lapsille ry:n ulkopuolelle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot itseään ja saada niistä kopiot. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Rekisteriä käyttää ainoastaan Parasta Lapsille ry:n toimiston henkilökunta, jonka edustajilla on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
Parasta Lapsille ry:n vapaaehtoisrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on järjestön vapaaehtoisten yhteystietojen säilyttäminen vapaaehtoistehtäviä ja yhteydenpitoa varten.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään henkilön nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ruokavalio, äidinkieli, ensiaputaidot sekä Parasta Lapsille ry:n koulutuksiin osallistuminen ja henkilön vapaaehtoistehtävät, luottamustehtävät ja ansiomerkit.
Osallistujalistat toimintaa varten
Toiminnan ja koulutusten aikana toiminnasta vastaavan johtajan/työntekijän käytössä on paperinen osallistujalista vapaaehtoisista. Johtaja on saanut ohjeet paperisten listojen käyttöön sekä hävittämiseen toiminnan päätyttyä tietoturva-ohjeistuksen mukaan. Parasta Lapsille ry:n toimistossa säilytetään paperiset paikallisyhdistysten toimittamat paperiset listat lukollisessa kaapissa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennetavat tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään tai paikallisyhdistykseltä vapaaehtoissuhteen alkaessa tai sen aikana. Tietoja voidaan päivittää henkilötietopalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä kuten väestötietojärjestelmästä ja muista vastaavista rekistereistä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille kolmansille osapuolille.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta.
Rekisteriä käyttää ainoastaan Parasta Lapsille ry:n toimiston henkilökunta, jonka edustajilla on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
Parasta Lapsille ry:n OmaKamu-toiminnan rekisteri
Rekisterinpitäjä:
Parasta Lapsille ry
Vilppulantie 2
00700 Helsinki
Yhteydenotot:
Pipsa Niskakoski
[email protected]
Parasta Lapsille ry järjestää Oulussa OmaKamu-toimintaa, jossa vapaaehtoiset aikuiset (Kamut) toimivat lasten ja nuorten (PikkuKamut) aikuisina ystävinä. Tämän toiminnan toteuttamiseksi yhdistys kerää ja käsittelee erilaisia tietoja. Yhdistys on tietosuoja-asetuksen käsitteellä ilmaistuna rekisterinpitäjä.
Parasta Lapsille ry ottaa vastaan ja käyttää erilaisia tietoja toiminnoissaan pääosin seuraavissa tilanteissa:
- uusien vapaaehtoisten mukaantulo toimintaan
- perheiden yhteydenotot; huoltajien tai ammattilaisten tekemät hakemukset, joiden avulla yhdistys pyrkii löytämään lapselle mahdollisimman sopivan Kamun
- tapahtumien järjestäminen OmaKamu-toiminnassa mukana oleville vapaaehtoisille, lapsille ja heidän perheilleen
- yhteistyötahojen kanssa toimiminen.
Rekisteröidyt ja heistä kerättävät tiedot
- Vapaaehtoiset aikuiset eli Kamut: nimi, syntymäaika, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, terveydentilaan liittyvät olennaiset seikat (käytännössä ruoka-aine- tai eläinallergiat), muut haastattelulomakkeen tiedot ja alkuhaastattelussa käsiteltävät asiat
- Lapset: nimi, syntymävuosi, kotiosoite, kiinnostuksen kohteet. Hakemuksiin kirjataan myös lapsen perhe- ja elämäntilanteeseen liittyvät, OmaKamu-toiminnan toteuttamisen kannalta tarpeelliset, tiedot
- Lasten huoltajat: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite
- Yhteistyötahot: esimerkiksi sosiaalitoimen työntekijät, jotka ottavat yhteyttä asiakasperheen puolesta. Tallennamme heidän sähköpostiviestinsä ja yhteystietonsa tulevaisuuden yhteydenpidon mahdollistamiseksi
- Tapahtumiin ilmoittautujat: vapaaehtoisten Kamujen, toiminnassa mukana olevien lasten ja heidän läheistensä nimiä ja tapahtuman toteuttamisen kannalta muita olennaisia tietoja, kuten ruokavaliossa huomioitavat seikat.
- Kotisivujen yhteydenottolomakkeiden kautta kerätyt tiedot: tietoja käsittelee Parasta Lapsille ry:n työntekijä.
Otamme vastaan lasten ja heidän huoltajiensa hakemusten myötä tietoja, jotka sisältävät toisinaan esimerkiksi terveydentilaan liittyvää informaatiota. Käsittelemme meille annettuja tietoja huolellisesti. Vapaaehtoisten tukihenkilöiden eli Kamujen, lasten ja heidän perheidensä tietoihin on pääsy ainoastaan yhdistyksen toiminnanjohtajalla ja OmaKamu-toiminnan koordinaattorilla. Henkilötietoja käsitteleviä työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
OmaKamu-toiminnan toteuttamisen edellyttämiä tietoja säilytetään eri kokonaisuuksissa:
- Kamu-suhteiden rekisteri
- Yhteistyötahojen (mm. eri ammattilaisten, median edustajien) tiedot
Käytämme kotisivun kävijätietoja ainoastaan kävijämäärien laskemiseen. Emme tunnista yksilötasolla kävijöitä, profiloi heitä tai kohdenna heille markkinointia.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
Rekisteriä käyttää ainoastaan Parasta Lapsille ry:n toimiston henkilökunta, jonka edustajilla on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
Henkilötietojen luovutukset ja säilytysajat
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tiedot poistetaan mahdollisimman nopeasti sen jälkeen, kun niiden säilyttäminen ei ole OmaKamu-toiminnan kannalta tarpeellista. Esimerkiksi päättyneiden Kamu-suhteiden tietoja säilytetään enintään vuosi toiminnan päättymisen jälkeen. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa poistamista
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö ottamalla yhteyttä yhdistykseen. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.