Henkilötietolain (523/99) 10§: n mukaiset rekisteriselosteet Parasta Lapsille ry:ssä
Rekisterien pitäjä
Parasta Lapsille ry
(Y-tunnus: 0201826-3)
Vilppulantie 2, 00700 Helsinki
Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa:
Sari Nikula
050 469 0419
sari.nikula@parastalapsille.fi
Parasta Lapsille ry:n asiakasrekisteri: lasten ja perheiden toiminta
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on valita osallistujat lasten- ja perheiden toimintaan rahoittajan (STEA) avustuspäätöksessä antamien ohjeiden mukaisesti. Valinnat tulee tehdä terveydellisten, taloudellisten ja sosiaalisten kriteerien perusteella. Tämän lisäksi järjestetyn toiminnan sujumisen kannalta ja toiminnasta vastaavan johtajan työn kannalta, on tärkeää saada ennakkotietoja aikuisten ja lasten elämäntilanteesta. STEA edellyttää, että hakemuksia säilytetään kuusi vuotta. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan.
Rekisterin tietosisältö
Tiedot kerätään hakulomakkeella, jonka täyttäjä jättää järjestelmään sähköisesti, suojatun yhteyden kautta. Hakulomakkeessa kysytään etu- ja sukunimi, lasten toiminnassa henkilötunnus ja perhetoiminnassa perheenjäsenten syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, äidinkieli, käytettävissä olevat nettotulot sekä taloudelliset, sosiaaliset ja terveydelliset perusteet toiminnan tarpeellisuudelle. Hakemuksessa kysytään myös suoramarkkinointilupa.
Osallistujatiedot toimintaa varten
Toiminnan aikana toiminnasta vastaavan johtajan käytössä on paperinen osallistujalista ja paperiset kopiot toimintaan osallistuvien hakemuksista. Johtaja on saanut ohjeet paperisten listojen ja hakemusten käyttöön sekä niiden hävittämiseen toiminnan päätyttyä tietoturva- ohjeistuksen mukaan. Parasta Lapsille ry:n toimiston henkilökunnalla on käytettävissä paperiset hakemukset ja osallistujalistat, joita säilytetään lukollisessa kaapissa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisteriin tallentuvat tiedot saadaan hakemuslomakkeen täyttäjältä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille kolmansille osapuolille.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot itseään ja saada niistä kopiot. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Rekisteriä käyttää ainoastaan Parasta Lapsille ry:n toimiston henkilökunta, jonka edustajilla on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
Parasta Lapsille ry:n kummirekisteri (suostumukseen perustuva rekisteri)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on järjestön Mapuche kummien yhteystietojen säilyttäminen ja käyttäminen.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään henkilön nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot on saatu henkilön suostumuksella.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta Parasta Lapsille ry:n ulkopuolelle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot itseään ja saada niistä kopiot. Rekisteriä käyttää ainoastaan Parasta Lapsille ry:n toimiston henkilökunta. Organisaatioon kuuluvilla henkilöillä on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
Parasta Lapsille ry:n markkinointiviestintärekisteri (suostumukseen perustuva rekisteri)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on järjestön markkinointiviestinnän yhteystietojen säilyttäminen ja käyttäminen lasten, nuorten ja perheiden viikonloppu- ja leiritoiminnan sekä vapaaehtoistoiminnan markkinoinnissa.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään henkilön nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite. Yhteystiedot ovat työ- tai opiskelupaikan tietoja.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot on saatu henkilön suostumuksella. Henkilötietoja voidaan päivittää Internetistä saatavilla tiedoilla. Tietojen päivittäminen kerrotaan markkinointiviestien osoitelähteessä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta Parasta Lapsille ry:n ulkopuolelle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot itseään ja saada niistä kopiot. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Rekisteriä käyttää ainoastaan Parasta Lapsille ry:n toimiston henkilökunta, jonka edustajilla on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
Parasta Lapsille ry:n vapaaehtoisrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on järjestön vapaaehtoisten yhteystietojen säilyttäminen vapaaehtoistehtäviä ja yhteydenpitoa varten.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään henkilön nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ruokavalio, äidinkieli, ensiaputaidot sekä Parasta Lapsille ry:n koulutuksiin osallistuminen ja henkilön vapaaehtoistehtävät, luottamustehtävät ja ansiomerkit.
Osallistujalistat toimintaa varten
Toiminnan ja koulutusten aikana toiminnasta vastaavan johtajan/työntekijän käytössä on paperinen osallistujalista vapaaehtoisista. Johtaja on saanut ohjeet paperisten listojen käyttöön sekä hävittämiseen toiminnan päätyttyä tietoturva-ohjeistuksen mukaan. Parasta Lapsille ry:n toimistossa säilytetään paperiset paikallisyhdistysten toimittamat paperiset listat lukollisessa kaapissa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennetavat tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään tai paikallisyhdistykseltä vapaaehtoissuhteen alkaessa tai sen aikana. Tietoja voidaan päivittää henkilötietopalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä kuten väestötietojärjestelmästä ja muista vastaavista rekistereistä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille kolmansille osapuolille.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta.
Rekisteriä käyttää ainoastaan Parasta Lapsille ry:n toimiston henkilökunta, jonka edustajilla on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.